56 Teilnehmer aus 31 Vereinen des Gaues trafen sich heute zur ZMI-Client Schulung im Schießstand der SSG-Sempt in Altenerding. Kostas Rizoudis, der Entwickler der Software, erklärte die Fähigkeiten der Software und beantwortete geduldig unsere Fragen. Der große Andrang führte dazu, dass wir uns in den Schießstand der SSG-Sempt, der zum Veranstaltungsraum umgebaut wurde, setzen durften. Im vorhandenen Aufenthaltsraum war für die Teilnehmer einfach nicht genug Platz.
ZMI-Client, als Kurzwort für "Zentrale MItgliederverwaltung", ist die Verwaltungssoftware für Vereine, Gaue, den Bezirk Oberbayern und den BSSB. Es ist das Werkzeug, um die Verwaltung von Vereinen und Mitgliedern zwischen Verein und übergeordneten Einheiten zu strukturieren. Dazu gehören Neuanmeldung, Änderungen, Austritte, Ehrungen, das Passwesen, die Abrechnung von Beiträgen und Verwaltungsinformationen des Vereins. Daneben stehen nützliche Auswertungen und einige Im- und Exportschnittstellen zur Verfügung. Ganz nebenbei erhielten wir viele Tipps zur Nutzung der Software.
Den Anfang machten Themen wie Installation, Datensicherung und die Beantwortung erster brennender Fragen der Teilnehmer. Zum Beispiel verwies Herr Rizoudis auf Möglichkeiten, die Oberfläche unterschiedlich darzustellen um unterschiedliche Nutzer (z.B. Mitgliederverwalter oder Schützenmeister) leicht voneinander unterscheiden zu können. Danach zeigte er uns welche Stammdaten zum eigenen Verein gepflegt werden und was mit den Daten später passiert. Zum Beispiel verwies er auf die Bedeutung von Rollen wie Postempfänger. Gauschützenmeister Klaus Waldherr informierte, dass in Zukunft Adresslisten (zum Beispiel für Anschreiben an Vereine) ausschließlich aus den Daten des ZMI-Clients erstellt werden. Das unterstreicht einmal mehr, wie wichtig es ist, die Daten in ZMI-Client regelmäßig zu pflegen und auf aktuellem Stand zu halten. Herr Rizoudis warb um Verständnis für die zahlreichen Aktualisierungen der Software. Er stellte aber auch dar, dass damit Fehler behoben und neue Funktionen zur Verfügung gestellt würden.
Eine der Kernfunktionen des Programms ist die Pflege und Verwaltung von Mitgliederdaten. Herr Rizoudis führte uns durch die Neuanlage von Mitgliedern, änderte Mitgliederdaten und erklärte, welche Möglichkeiten es gibt, das Ende einer Mitgliedschaft zu erfassen. Auch die Nutzung und die flexiblen Möglichkeiten der Zusatzfelder erklärte er. Daneben waren nützliche Hinweise, wie zum Beispiel auf die Erfassung von Ehrenämtern, immer wieder mit dabei.
Zwei weitere Themenfelder waren Ehrungen und das Passwesen. Ehrungen werden zum einen von den übergeordneten Strukturen vergeben, zum anderen aber auch direkt von Vereinen. Deshalb lassen sich Ehrungen auf jeder Ebene von den jeweils Zuständigen definieren und pflegen. Gauschützenmeister Waldherr stellte in Aussicht, dass die im Gau verfügbaren Daten zu Ehrungen auch im ZMI-Client erfasst werden, sobald jemand Zeit dafür findet. Im Bereich Passwesen stellte Herr Rizoudis dar, welche Aufgaben dort zu erledigen sind. Dazu gehören Anträge für die Ausstellung von Schützenpässen für Neumitglieder oder die Änderung bestehender Pässe.
Der Datenaustausch zwischen Verein und übergeordneten Strukturen war Thema eines weiteren Blocks. Dabei stellte Kostas Rizoudis auch den Zusammenhang zu den verschiedenen Lizenzen her und verwies unter anderem auf die Anforderungen des Datenschutzes. Er erwähnte auch immer wieder, welche Daten nur im Verein verteilt werden und welche Daten auch den übergeordneten Strukturen zur Verfügung stehen.
In der Software stehen zahlreiche Auswertungen zur Verfügung. Jeder Verein kann beispielsweise selbst eine Mitgliederliste erzeugen, runde Geburtstage von Vereinsmitgliedern im nächsten Jahr auflisten oder Adressetiketten für Anschreiben erzeugen. Auch auf die Möglichkeit zum Datenexport für elektronische Schießanlagen, für Auswertesoftware oder als Basis für eigene Serienbriefe wurden wir hingewiesen. Dabei erfuhren wir auch, dass sich die vorhandenen Reports im Programm anpassen lassen. Auch wie ein eigenes Logo für die Berichte eingefügt werden kann, wurde uns erklärt.
Am Beispiel der Bankdaten wurden auch die Funktionen zum Datenimport erklärt. Nachdem diese Daten importiert sind, ist der Beitragseinzug für einen Verein mit wenigen Klicks erledigt. Davor muss nur festgelegt werden, welche Mitglieder welche Beiträge zu zahlen haben. Auch Nachlässe für bestimmte Personengruppen oder Abrechnung von Familien sind möglich. Durch die vielen flexiblen Möglichkeiten war dieser Teil wohl der anspruchsvollste des Tages.
Teilnehmerfragen belohnte der Referent, der sehr geduldig und sympathisch durch den Tag führte, mit Äpfeln. Er war aber auch offen für Wünsche der Teilnehmer, zum Beispiel im Hinblick auf Erweiterungen der Software.